La prévision de trésorerie a pour but d’estimer l’ensemble des flux de trésorerie entrants et sortants d’une société sur une période donnée.
Son objectif est de montrer la trésorerie projetée en fonction des encaissements et des décaissements ; cet exercice est important pour pouvoir prendre des décisions concernant les besoins de financement de l’exploitation, les besoins ou les ressources en fonds propres, et soutenir les projets d’investissement.
Pourquoi établir des prévisions de trésorerie est-il si important ? Comment mettre en place des prévisions de trésorerie ? Quels outils de prévision de trésorerie utiliser ? La réponse à toutes ces questions dans cet article !
Table des matières
Pourquoi établir des prévisions de trésorerie ?
La question de savoir si la prévision de trésorerie est un «nice to have » ou un« must have » se pose couramment pour les dirigeants d’entreprise ou leurs financiers. Un certain nombre d’organisations n’investissent pas leur temps dans ce processus ou justifient leur inaction par des réflexions comme :
« La trésorerie de notre société est saine, nous avons suffisamment de liquidités et il va de soi que cela va durer »
Disposer en permanence de bonnes prévisions des disponibilités de cash est un atout essentiel pour le dirigeant :
- Les prévisions permettent aux dirigeants d’avoir des informations précises sur la trésorerie disponible et ainsi de faire face aux imprévus (crise économique, nouvelle réglementation gouvernementale, nouvelle opportunité commerciale, accident industriel, perte d’un marché etc.)
- Les prévisions permettent également de se positionner au mieux sur la faisabilité de nouveaux projets, d’évaluer sa capacité d’investissement, et finalement de permettre à la société un développement plus serein.
- Plus les données prévisionnelles seront précises et fiables , meilleures seront les décisions qui en découleront. « Without Data, It’s Just an Opinion » = « Sans données, c’est juste un avis ». Même si un dirigeant est convaincu que la situation financière de sa société est plutôt positive, il est absolument nécessaire d’appuyer des décisions stratégiques sur des données précises.
« A quoi ça sert ? Nous n’avons pas ni temps à perdre, ni les compétences nécessaires pour faire cet exercice correctement »
Au contraire, une fois le processus d’élaboration de prévisions de trésorerie mis en place au sein d’une société, sa gestion exige assez peu de temps.
De plus, l’établissement de prévisions contribue significativement au développement de la culture cash d’une société. Il permet de découvrir des contributeurs efficaces au sein des directions hors de la finance ou de la comptabilité: commerciaux, achats, logistique, ressources humaines…
La mise en place d’un processus identique dans chaque filiale contribuant à la construction des prévisions de trésorerie permet de mieux fédérer une équipe et d’harmoniser les méthodes de travail.
Pour résumer, les raisons pour lesquelles vous devriez prévoir votre trésorerie régulièrement sont nombreuses. Cette pratique permet d’être averti précisément de la santé financière de votre organisation et de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Comment mettre en place les prévisions de trésorerie ?
Prévisions directes ou prévisions indirectes : quelle méthode choisir ?
Il existe essentiellement deux méthodes de prévision de trésorerie – directe et indirecte. La méthode directe, orientée sur les éléments « cash », propose deux approches de prévision :
- Approche par les flux
- Approche comptable
La méthode indirecte, qui permet de calculer une prévision de trésorerie par les éléments non cash, n’est pas retenue ici. Sur cette méthode indirecte, nous vous renvoyons à l’article.
Analysons donc plus en détail chaque approche afin de choisir celle qui vous convient le mieux.
Méthode directe de prévision de trésorerie
Approche par les flux
Cette approche, plus empirique parfois, fiable et pragmatique, se fonde directement sur des prévisions d’encaissements et de décaissements, en ligne avec les prévisions d’exploitation.
L’approche par les flux permet de construire et de piloter des prévisions de trésorerie du groupe « glissantes », actualisées et proches de la réalité, à court ou moyen terme. Son objectif principal est de permettre aux trésoriers d’anticiper les besoins en cash dans les prochains jours ou semaines et éventuellement de mieux piloter le cash disponible. Elle est très souvent appelée 13 semaines par les anglo-saxons.
Cette approche présente l’avantage de manipuler les flux de même nature, et par conséquent de les agréger, de les segmenter et de les comparer au principal indicateur de la réalité financière d’un groupe : la position de trésorerie.
Un autre avantage de cette méthode de prévision de trésorerie par les flux est d’obtenir une meilleure visibilité sur les flux entrants et sortants à court terme : les acteurs intégrés dans cet exercice sont capables de mieux cerner quels seront les flux de trésorerie, ce que l’entreprise devrait encaisser et décaisser.
Cette manière d’élaboration des prévisions de trésorerie permet également de mieux répondre à la complexité de l’ingénierie financière des groupes comme les cash pools, les flux inter-compagnies, la multiplicité des devises, la problématique de collecte de données hétérogènes issus de différents systèmes d’information, et, surtout, leurs consolidations.
La fiabilisation et la pertinence de ces prévisions sont assurées par une comparaison régulière des écarts entre les flux prévisionnels et les flux réels. Cette approche dynamique permet d’affiner la qualité des prévisions au fur et à mesure, et elle a la vertu de permettre aux acteurs de s’améliorer avec le temps.
Les prévisions de trésorerie par les flux sont un véritable vecteur d’une culture « cash » au sein des organisations car elles exigent de travailler en équipe (contrôle de gestion, trésorerie…) et d’assurer une bonne communication entre les partenaires (financiers, actionnaires, fonds, tiers) et entre les filiales d’un groupe.
Approche comptable
L’approche comptable, elle, est élaborée à partir de lois d’apurement d’un bilan comptable, et de lois d’encaissement/décaissement d’un budget d’exploitation. Elle est plus souvent l’apanage du contrôle de gestion, qui l’utilise pour construire un budget de trésorerie sur un pas mensuel à un horizon de 12 à 36 mois, même si, selon le contexte, elle peut aussi être utilisée comme base d’un 13 semaines.
L’utilisation de cette méthodologie de prévision de trésorerie exige une connaissance approfondie de sa comptabilité et de ses différents ratios (DSO, DPO…) afin de bâtir des hypothèses, des lois, qui structureront le modèle pour produire un budget de trésorerie. L’objectif d’utilisation de cette approche est de piloter les décisions budgétaires, l’activité, d’anticiper les besoins de cash, et de prendre des décisions d’investissement ou de désinvestissement à plus long terme.
En revanche, cette deuxième approche est associée à un certain niveau de complexité et génère plus de lourdeur organisationnelle, selon le périmètre à inclure.
L’élaboration de la modélisation peut être longue car elle nécessite de rentrer dans un détail plus important. Les nombreuses hypothèses génèrent facilement des erreurs de projection.
Le suivi de l’évaluation de la qualité des prévisions, comme de leur recalage dans le temps peut être rendu plus ardu par le rythme parfois irrégulier des clôtures comptables. Les comparaisons réel/prévisionnel et les consolidations attendues par un groupe dont les process de clôture ne sont pas harmonieux sont aussi plus complexes.
Pourquoi les prévisions de trésorerie élaborées pour la même entité par ces deux méthodes peuvent être différentes ?
Les prévisions élaborées par ces deux approches n’apportent que rarement les mêmes résultats. La différence entre les résultats peut d’abord être expliquée par des écarts entre la date d’inscription des encaissements/décaissements (approche par les flux) sur le relevé bancaire ainsi que la date à laquelle les encaissements et décaissements sont comptabilisés (approche comptable).
Ainsi, Il est nécessaire de réconcilier des approches et des besoins différents pour mesurer les besoins/excédents à long terme et optimiser la trésorerie à court terme.
L’exercice des rapprochements bancaires permet pourtant aux trésoriers et aux comptables de parler le même langage, et de réconcilier leurs exercices, voire leurs résultats, graal de tout service financier et comptable qui se respecte.
Les 4 étapes principales à retenir
Il y a quatre étapes principales dans l’élaboration des prévisions de trésorerie à retenir. Voici un tableau qui fait le résumé de ce processus :
Je décide de faire des prévisions de trésorerie en méthode directe…
- J’ai identifié mes besoins (court, moyen/long terme, les deux) ou ceux de mes partenaires (internes et externes)
- J’ai identifié la méthode qui me convient
- Méthode directe par les flux
- Méthode directe par la comptabilité
A. Je liste mes contraintes :
- Mes référentiels :
- Périmètre de sociétés
- Devises
- Contributeurs disponibles
- Matrice de suivi et flux interco à intégrer
- Méthode de consolidation Horizons de temps
- Mon ingénierie financière :
- Cash pools existants
- Comptes bancaires
- Indicateurs à piloter (solde, net cash-flow, dette nette…)
Les données réelles disponibles : flux de trésorerie par nature, comptes comptables en détail ou par solde, journaux de banque, budgets d’exploitation et formats disponibles
C. J’arbitre :
- Sur les analyses dont j’ai besoin
- La régularité à laquelle je produis mes projections
- Sur la façon dont j’associe mon environnement à mon travail
- Sur la pertinence de la méthodologie adoptée
B. Je détermine :
- Une méthode à employer pour construire mes prévisions
- Par les flux
- Par la comptabilité et la variation de mon BFR
- Un processus de collecte régulier de mes données
- Une solution de travail pour le traitement de mes données
- Excel VS un outil dédié
Quel outil choisir pour effectuer les prévisions de trésorerie ?
Excel VS un logiciel de prévision de trésorerie
Les entreprises utilisent principalement Excel ou un outil dédié SaaS pour exécuter leurs prévisions de trésorerie. Habituellement, le choix d’un outil de prévision dépend de nombreux facteurs tels que la complexité de la culture organisationnelle, la culture d’entreprise en termes d’attitude aux innovations, les budgets accordés aux outils numériques utilisés dans l’entreprise, et enfin, la valeur ajoutée d’outil de prévision en termes de ses avantages.
Excel
Excel est un moyen couramment utilisé pour l’élaboration des prévisions de cash même chez les grands groupes multidevises multi filiales. Malgré son accessibilité et simplicité d’utilisation, cet outil atteint assez rapidement ses limites en termes de précision, de stabilité et pérennité. En effet, selon une étude effectuée par Tagetik en 2016, 88 % des feuilles de calcul Excel utilisées dans les processus de prévision contiennent des erreurs.
Pourquoi alors des organisations choisissent-elles d’utiliser Excel pour effectuer leurs prévisions ?
L’accessibilité d’outil
- Très souvent Excel est installé par défaut sur la plupart des ordinateurs. C’est un logiciel tableur accessible sans ou avec connexion internet
La simplicité relative d’utilisation
- Les formules disponibles dans Excel sont nombreuses
- Plusieurs modèles de tableaux de plan de trésorerie sont disponibles gratuitement en ligne
- Pas besoin de formations couteuses
Le coût d’installation et utilisation
- Pas de prix d’abonnement, pas d’engagement
Et quels sont les inconvénients associés avec Excel ? Il s’agit principalement du haut risque d’erreur lié aux éléments suivants :
- Les données sont collectées depuis de nombreuses sources à travers du groupe
- Les données peuvent aussi être extraites de multiples systèmes d’information différents
- Difficulté d’accès en temps réel aux données comptables
- Manque de traçabilité des actions effectuées
- Problématiques de convergence des données et des méthodologies
- Besoin de consolider les données manuellement
- Sécurité de stockage ou de l’exploitation des fichiers
- La Collaborativité de cet outil est assez limitée
- Le temps à passer au formatage est significatif
- La difficulté d’avoir une vision globale
- Recours à des tiers de conseil : de façon générale, les cabinets d’audit ou de conseil élaborent leurs modèles sur Excel, ces derniers se retrouvant difficilement exploitables une fois les experts partis.
Solutions de prévision de trésorerie SaaS
Pour contourner les problèmes rencontrés sur Excel de nombreux dirigeants d’entreprise ou de Directeurs Administratifs et Financiers se tournent vers des solutions plus structurées telles que les solutions de prévision de trésorerie.
Concrètement, voici quels sont les avantages d’une solution de prévision de trésorerie :
Fiabilisation de prévisions de trésorerie à travers une organisation
- Collecte des données automatisée
- Méthodes de consolidation avancées
- Modélisation, analyse et pilotage plus efficaces
- Possibilité de refléter toutes les pratiques financières dans l’application
- Possibilité d’utiliser à la fois des données en temps réel et historiques sur les dettes et créances de l’entreprise
- Certains logiciels proposent l’apprentissage automatique pour fournir des prévisions rapides et précises en temps quasi réel
Vision globale et transparence
- Mise en place de reporting et de tableaux de bords partagés à destination de la direction financière et des actionnaires
- Visualisation de données facilitant l’interprétation des prévisions et permettant de prendre des décisions plus efficacement
- Analyse détaillée des écarts entre le réalisé et le prévisionnel
- Meilleure visibilité des positions de trésorerie à court et moyen terme
- Plus grande capacité à faire face à d’éventuels besoins de trésorerie urgents
Gain en temps et efficacité
- Modélisation, analyse et pilotage plus efficaces
- Gain de temps considérable grâce à l’automatisation des saisies
- Trame de reporting standardisée au sein du groupe
- Harmonisation des méthodes de travail grâce au cadre imposé par l’installation d’outil
- Facilitation des échanges et renforcement de la culture cash au sein d’un groupe
L’avantage des solutions de prévision de trésorerie réside principalement dans le fait qu’elles proposent une méthode : c’est une aide dans la collecte, dans la construction, dans la consolidation et la structure des analyses. Généralement, l’utilisation des logiciels de prévisions de trésorerie a un ROI important aussi bien à court qu’à long terme.
Ils ont choisi le logiciel TAIGA Cash Forecast
Quels sont les résultats obtenus par nos clients grâce à l’utilisation de la solution de prévision de trésorerie TAIGA Cash Forecast ?
Groupe EDF Renouvelables
- Gain du temps évident
- Fiabilisation des données et verrouillage des données passées
- Responsabilisation des filiales par rapport aux données communiquées
- Optimisation des processus internes
- Collecte et consolidation des données multi sociétés et multi devises
- Facilitation de process d’élaboration de prévisions de trésorerie
- Augmentation de fiabilité d’analyses
Groupe Acorus
- Meilleure visibilité des prévisions et du cash circulant
- Amélioration de la productivité des équipes
- Consolidation des données issues de l’ensemble des filiales du groupe
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