Qu’est-ce qu’une balance âgée ?
Une balance âgée est un document comptable permettant d’avoir une vision claire des montants, des avancements et des échéances des factures à encaisser et à payer, à une date donnée.
L’objectif de ce document est donc de faire apparaître de manière précise les différentes informations au sujet d’une dette ou d’une créance: les montants, les possibles erreurs de saisie, les retards de règlements… Cette balance permet aussi de savoir quand il faut relancer les clients ou payer les factures auprès des fournisseurs en fonction de l’échéance des délais de règlements négociés.
La balance âgée est présentée sous forme d’un tableau reprenant les éléments suivants:
- le numéro de compte, le nom du client ou du fournisseur.
- le montant de la créance ou de la dette
- La ventilation des sommes en fonction des différentes dates d’échéances
On distingue 2 types de balances âgées:
- La balance âgée client
- La balance âgée fournisseur
Balance âgée client
Comme son nom l’indique, la balance âgée client permet de visualiser et de gérer les créances clients en cours. Elle permet à la direction financière d’une entreprise de s’assurer que le chiffre d’affaires a été correctement facturé et que les créances ont été recouvrées par l’entreprise. En offrant une vision globale sur les retards de paiements et les créances à prioriser (montants élevés, fort risque d’impayé, …), la balance âgée client permet de catégoriser les relances clients à effectuer et constitue donc une aide considérable pour la gestion du poste client.
Par exemple, si une entreprise se trouve, à une date T, avec une balance âgée client comme celle-ci:
De plus, grâce à sa balance âgée, l’entreprise pourra surveiller les créances non échues et anticiper les potentiels problèmes ou litiges avec les clients en effectuant des relances préventives. Elle pourra aussi être avertie au plus vite des créances échues non payées et entamer rapidement le processus de recouvrement, amiable ou judiciaire. La balance âgée client permet donc à l’entreprise de garder un œil sur la situation de ses créances, sur la fiabilité de ses clients et de pouvoir répondre de manière rapide et adaptée aux potentiels retards.
Balance âgée fournisseur
A l’inverse de la balance âgée client, la balance âgée fournisseur s’intéresse aux dettes que l’entreprise a contractée auprès de ses fournisseurs. Elle présente la totalité des factures que l’entreprise doit encore payer et toutes les informations qui y sont liées (date d’échéance, somme due, …). Ainsi, la balance âgée fournisseur facilite la gestion du poste fournisseur en aidant la direction à prévoir le dénouement du remboursement des dettes.
De même que pour la balance âgée client, le résultat obtenu sous forme de tableau permet à l’entreprise de hiérarchiser ses dettes et d’organiser au mieux leur remboursement.
Cependant, si chacune des balances est individuellement très utile pour l’entreprise, il est aussi très utile pour l’entreprise de les comparer et de les mettre en relation. En effet, l’analyse des soldes des deux balances fournit une information qualitative et quantitative sur l’évolution prévisible de la trésorerie d’une entreprise. Elle met en lumière les risques et les manques de la société au sujet de ses relances, et l’aide à opter pour une politique de relance à l’égard de ses clients.
Elle met aussi en relief les risques et les carences de la société en matière de relance des paiements et la pousse à se renseigner sur la qualité financière de ses clients. Ces deux supports sont donc complémentaires et permettent au crédit manager d’avoir une vision globale sur les encaissements et les décaissements de l’entreprise à un moment donné. Cette analyse conjointe des balances va aider à court terme la gestion de l’entreprise et peut aider les dirigeants dans l’élaboration d’une stratégie « plan de trésorerie ».
Enfin, élément à ne pas négliger, l’analyse conjointe de ces deux états comptables pourra mettre en évidence le cas des clients qui sont également fournisseurs d’une entreprise, ou réciproquement. Dans certains cas, certains ne paiement pas leurs dettes afin de les compenser avec leurs créances. Mais les encours clients et fournisseurs d’une même entreprise peuvent être disproportionnés, et il est indispensable de veiller à la bonne coordination des deux. D’autant que, d’un point de vue financement court terme, les clients/fournisseurs ne sont habituellement pas finançables par les outils classiques de financement, tels que l’affacturage.
A quoi sert une balance âgée ?
Nous pouvons distinguer 2 principales utilités de la balance âgée:
- L’aide dans le pilotage de la trésorerie
- L’aide dans le processus de recouvrement
Intéressons-nous tout d’abord au premier de ces deux rôles: l’aide dans le pilotage de la trésorerie. Comme nous l’avons vu précédemment, la balance âgée fournit une information sur la situation des encaissements et des décaissements de l’entreprise à court terme, et permet de visualiser le solde débiteur ou créditeur de chaque poste. Or, bien visualiser le montant de ses flux de trésorerie permet aux dirigeants de l’entreprise d’anticiper les étapes qui vont suivre et donc de diminuer drastiquement les risques et les mauvaises surprises.
De plus, le comparatif entre les soldes de chacune des balances âgées procurera à l’entreprise des données clés afin d’anticiper l’évolution de la trésorerie et les éventuels besoins en fonds de roulement.
Voyons désormais l’intérêt de la balance âgée dans le recouvrement des créances.
Outils très utilisé par les équipes en charge du recouvrement des créances, la balance âgée permet de visualiser les retards de paiement en nombre de jours et aide les équipes à hiérarchiser les actions de recouvrement. En effet, la balance âgée produit une présentation des sommes dues en fonction de leur ancienneté. Ainsi, il lui devient très simple de mettre en place des stratégies de relance adaptées à la fiabilité du client, au montant de ses dettes, et au nombre de jours de retard.
La balance âgée va même au-delà d’une simple présentation de la situation des créances et des dettes, elle permet aussi de réaliser un suivi efficace des règlements en question, et d’évaluer la performance de l’entreprise en termes de recouvrement de créances.
Comment bien piloter son recouvrement à l'aide d’une balance âgée ?
La balance âgée joue donc un rôle majeur dans le recouvrement d’une entreprise. Elle est une aide pour la construction d’une stratégie de recouvrement efficace, elle aide à la construction d’une trésorerie sécurisée et peut même être à l’origine d’une relation saine et pérenne avec les clients.
Cependant, cet outil peut être rapidement confronté à ses propres limites si son élaboration n’est pas optimale.
Aujourd’hui encore, la majeure partie des entreprises utilise des fichiers Excel afin de suivre leur balance âgée. Peu fiables et chronophages, ce type de fichiers est aujourd’hui dépassé par les logiciels de recouvrement qui fournissent un suivi en temps réel, automatisé et très simple d’utilisation. En seulement quelques clics, vous obtenez un prévisionnel précis et exhaustif de vos encaissements et de vos décaissements, et une traçabilité de vos actions et de vos échanges sans faille.
Afin de bénéficier d’une utilisation de cet outil-là plus efficace possible, il est donc conseillé d’avoir recours à un logiciel spécialisé dans le recouvrement, tel que TAIGA Cash Collection.
TAIGA Cash Collection intègre les balances âgées et procède à une intégration des données automatisée dans le but de gagner en temps et en fiabilité. Cette solution vous permet de procéder à une gestion optimale de vos processus de recouvrement et de réduire au mieux vos délais de paiement.
