Gagnez un avantage compétitif en améliorant votre prévision de trésorerie

De nombreuses entreprises n’ont pas une approche décentralisée mais plutôt une approche centralisée lorsqu’elles effectuent leurs prévisions.

L’approche centralisée est basée sur les estimations centrales des variations de trésorerie et des flux. Cette méthode de prévision est un processus où les unités opérantes et le staff fournissent les données à un système de prévisions centralisé.

Très souvent, l’approche décentralisée est développée sous la pression de contraintes de trésorerie, quand la génération de cash n’a pas été suffisante pendant un certain temps ou quelquefois quand l’entreprise est privée.

Les entreprises privées se focalisent souvent beaucoup plus sur la trésorerie que les entreprises publiques. De nombreux exemples montrent qu’en retirant le surplus de cash des opérations, la discipline en matière de trésorerie a été renforcée au delà de la simple trésorerie. Certains entrepreneurs ont réussi à monter leur entreprise de cette manière, car ils les ont “forcées” à survivre et à croître avec de très maigres ressources financières.

De manière générale, plus une entreprise instaure une discipline et des règles strictes concernant ses prévisions de trésorerie, plus la précision des prévisions sera de qualité. A noter: la qualité des prévisions de trésorerie dépend des données et non pas du système informatique que vous utilisez. Pendant la crise du crédit, de nombreux groupes ont réalisé que le risque lié à l’accès aux liquidités était sans doute le risque le plus important pour une entreprise; ceci a encouragé le développement et l’exécution de meilleures méthodes.

En fonction des périodes, les entreprises peuvent être à court de liquidités ou bien connaître un surplus de trésorerie. Les prévisions de flux de trésorerie sont des outils pour gérer la trésorerie, les investissements et les emprunts. De mauvaises prévisions de trésorerie peuvent ainsi générer des volumes de couverture imprécis, et requièrent plus de fonds de roulement que nécessaire.

C’est pourquoi l’approche décentralisée comporte de nombreux avantages:

Cette méthode de prévision des flux est assez longue à mettre en oeuvre. Très souvent, la pression externe imposée par les investisseurs et les banques pendant les périodes de contraintes de trésorerie pousse les entreprises à adopter cette méthode. Les entreprises les plus performantes sont d’ailleurs très souvent celles qui ont connu de telles périodes, lorsque les banques leur réclamaient alors des prévisions de flux de trésorerie si détaillées que seule la méthode décentralisée fonctionnait pour générer de telles prévisions. Nous avons observé que ces entreprises très performantes avaient choisi de garder la méthode décentralisée, malgré leur retour à une trésorerie stable. Ces entreprises ont ainsi choisi de garder et de développer cette technique de prévision pour de nombreuses raisons.
La prévision de trésorerie améliore la gestion de liquidités. Si les entreprises ont la possibilité de faire du cash-pooling, elles peuvent gérer les déficits de trésorerie de certaines de leurs entités sur le court terme ou investir ces fonds ailleurs s’ils ne sont pas nécessaires au sein du groupe.

• La prévision de moyen et long terme permet au trésorier de trouver des moyens d’optimiser les trois variables : liquidités, rendement et sécurité pour les investissements.
• La prévision de trésorerie améliore les prévisions d’une entreprise sur sa capacité à générer du cash futur. Si le trésorier est capable de prévoir les entrées futures de cash ainsi que les sorties, cela lui permet d’être pro actif.
• Les entreprises peuvent avoir à fournir des prévisions à leurs créanciers afin de respecter le contrat financier qui les lie.
• Si les cash flows sont connus à l’avance, la construction du budget est facilitée. Les entreprises peuvent optimiser leurs activités d’investissement lors des périodes où les fonds sont plus accessibles et moins chers.
• La prévision de trésorerie peut être également un moyen d’évaluer les initiatives de fonds de roulement. Par exemple, si les clients ont tendance à retarder leurs paiements pour les biens vendus, la direction peut décider d’améliorer le processus de paiement.
• Les prévisions de trésorerie permettent de prendre des décisions intelligentes sur le timing de versement des dividendes.
• Une bonne prévision discipline mieux la facturation et le recouvrement.
• Des prévisions de trésorerie de qualité facilitent la rationalisation des structures juridiques pour améliorer la gestion de la trésorerie et son contrôle.
• Il est plus facile d’optimiser les taxes en connaissant à l’avance les flux.
• Les fonds de roulement peuvent être maintenus à des niveaux faibles et réduire le besoin de lignes en crédit.
• L’acuité de la couverture de change est améliorée.
• Les calculs des réserves de trésorerie optimales sont facilitées.
• Conserver les prévisions de trésorerie et les flux de trésorerie de réel permet de construire une base de données, très utile pour les analyses de tendances.
• Les prévisions de long terme permettent un management pro actif et un ajustement aux changements de conditions. Cet aspect est particulièrement intéressant pour les industries très volatiles, car les coûts et les revenus peuvent changer rapidement.

Prévoir les sources de données

• comptes créditeurs
• comptes débiteurs
• systèmes de commandes
• systèmes de projet (par exemple les budgets des projets de clients et projets d’investissements)
  taxes
• salaires et primes
• budgets (quand les données actuelles ne sont pas disponibles)
• flux financiers (emprunts, dépôts, change, etc)
• frais bancaires
• loyers
• investissements
• fusions et acquisitions
• autres (dividende, frais de management, etc)

Les challenges de la méthode décentralisée de prévision de trésorerie

De nombreux groupes ont tenté de prévoir leurs flux de trésorerie. Beaucoup d’entre eux ont abandonné car mettre en application la méthode décentralisée peut devenir un processus encombrant. De plus, la maintenance consomme à la fois du temps et des ressources.

• La trésorerie est vue par les sociétés d’exploitation comme une fonction de service: ceci requiert beaucoup d’attention de la part de la direction afin de pouvoir agir régulièrement en tant que demandeur d’informations.
• Les sociétés d’exploitation doivent mettre à disponibilité la compétence de haut niveau afin que les prévisions soient précises. Il y a parfois un manque de motivations pour atteindre des prévisions de trésorerie qui comportent peu de variations.
• Certaines sociétés génèrent déjà des prévisions de trésorerie suffisamment précises en utilisant la méthode centralisée ou les données historiques, ce qui est relativement simple et nécessite peu de ressources.
• Le soutien du système doit être solide et éviter les risques d’incompréhensions qui pourraient créer de l’ambiguïté autour de ce que révèlent les chiffres de la prévision.

Rôles
Le rôle des trésoriers

• Il combine toutes les semaines les flux de trésorerie soumis par les sociétés d’exploitation en rapports consolidés
• Il gère le cash pooling, investit le surplus de trésorerie et s’assure que les fonds sont disponibles en temps voulu.
• Il fournit des retours et des idées aux sociétés d’exploitation
• Il fournit des rapports perspicaces à la direction
• Il tient à jour les sociétés d’exploitation à propos des techniques de prévisions et des formations
• Il donne ou restreint l’accès au système de prévision de trésorerie

Le rôle des sociétés d’exploitation

• Les sociétés d’exploitation sont propriétaires des prévisions
• Elles doivent s’assurer de l’attention et de l’implication de la direction dans le processus
• Elles entrent les prévisions de trésorerie et les flux de réels et adhèrent à la politique de l’entreprise.
• Elles exécutent l’analyse de variance et la présentent chaque semaine à la répartition de la trésorerie.
• Elles communiquent avec les départements adéquats pour obtenir les données clés de l’entreprise.

Facteurs clés de réussite

Les facteurs clés de réussite sont la discipline, une grande visibilité sur l’ensemble du groupe, et une analyse de l’écart approfondie et régulière, avec des tests et une analyse détaillée. Faire des prévisions doit devenir une habitude, une composante de l’ADN de l’entreprise et les chiffres doivent être suivis de près par la direction.

• La demande de prévisions de trésorerie prend ses origines dans la direction exécutive et ces derniers doivent être convaincus du bien-fondé de la mise en place, du développement et de la maintenance sur le long terme d’une prévision de trésorerie.
• Faites de la prévision des flux de trésorerie une part intégrante de la politique de l’entreprise et inciter la direction des sociétés d’exploitation à faire des prévisions de trésorerie de grande qualité.
• Mettez en place des outils appropriés à la capture de données, au reporting et au monitoring
  Introduisez des indicateurs clés de performance au sein du groupe basés sur la trésorerie en parallèle de ceux basés sur les bénéfices.
• Faites du poste de trésorier un poste transparent: ce poste doit être un centre de services et une unité du personnel d’entreprise qui établit une politique et des règles à respecter
• Suivez les écarts et soyez suffisamment attentifs si ils sont trop larges. Essayez d’optimiser l’écart à la fin du mois seulement et donner la bonne taille aux niveaux d’acceptation de l’écart. Ne répétez pas l’opération trop souvent.
• Impliquez les sociétés d’exploitations et inculquez-leur l’importance de la prévision.
• Programmez des rendez-vous avec le personnel de la trésorerie pour garder la responsabilité et l’autorité afin d’exécuter une méthodologie et des systèmes.
• Effectuez des formations régulières et placez le personnel au niveau des unités d’exploitation pour répondre à la rotation des postes et aux nouvelles arrivées.
• Incorporez les changements dans les tendances et les circonstances liées à l’entreprise dans les chiffres des prévisions.
• Standardisez la consolidation et le reporting des flux de trésorerie en un seul système.
• Institutionnalisez les explications au moyen de déclencheurs sur l’écart prévu et réel.
• Liez la prévision de trésorerie aux prévisions du groupe et à la construction du budget;
• Rendez obligatoire la prévision de flux de trésorerie par chaque société d’exploitation
• Impliquez la direction exécutive et les directions des sociétés d’exploitations (propriété, plus proche de l’entreprise, importance, conscience des enjeux)

Astuces

• Faites figurer en rouge les sorties de capital pour mieux les identifier. Ceci est particulièrement important pour le reporting à la direction exécutive.
• Utilisez une approche disciplinée avec la prévisibilité construite dans la routine.
• Assurez la bonne visibilité des prévisions au sein du groupe. Agissant sur les déviations en perçant et en comprenant leurs causes pour apprendre et améliorer les techniques de prévisions.
• Fondez les primes sur la précision.
• Les entreprises se concentrent plus sur la trésorerie en période de crise: profitez-en, exploiter cette énergie
• Le bon montant est plus important que le bon timing. Parfois les paiements irréguliers et le recouvrement de créances telles que des remboursements de taxes ne sont pas inclus dans les prévisions de trésorerie par les sociétés d’exploitation car le timing est incertain
• Incluez le processus de prévisions dans la documentation Sarbanes-Oxley, rendez ceci obligatoire
• Faites la différence entre la comptabilité de caisse et la trésorerie de la banque: ceci provient de la différence entre la date de réservation et la date de valeur. Il est impossible de changer la date de valeur dans le système de comptabilité, mais il faut ajuster et former la trésorerie du groupe régulièrement.
• Suivez la tendance dans les résultats de déviation en lissant la déviation, en utilisant une moyenne à trois mois.
• L’importance des écarts en sera diminuée.
• Il peut être difficile d’automatiser les prévisions des montants d’intérêts au sein de l’entreprise et sur les comptes extérieurs.
• Les taux d’intérêts dans les comptes inter-entreprises doivent être déployés de manière documentée, selon une méthode similaire au prix de transfert lorsqu’il doit se conformer aux règles internationales concernant les taxes.
• Une approche conservatrice n’est pas souhaitée lorsqu’il s’agit de la prévision de trésorerie. En effet les paiements ne devraient pas être surestimés et les revenus sous estimés comme c’est souvent le cas dans des domaines tels que les prévisions de vente.
• Les coûts contractés, qui ne sont pas compris dans les comptes à payer (comme les commissions de syndication bancaire), peuvent être oubliés dans les prévisions et être indiqués en première position sur le reçu de rappel.

Erreurs fréquentes

• Les prévisions de flux de trésorerie ne sont pas effectuées au niveau des sociétés d’exploitation.
• La direction ne prête pas d’attention spéciale à la prévision de trésorerie
• Les sociétés d’exploitation prêtent peu d’attention aux analyses de l’écart prévu/réel
• Les méthodes de prévision sont mauvaises et ont des niveaux hétérogènes de précision
• La prévision de trésorerie est effectuée à l’extérieur de l’entreprise; l’information n’est pas toujours communiquée à temps et avec précision
• Les flux d’entreprises clés ne sont pas communiqués (les pensions et assurances ou les évènements perturbateurs)
• Certains évènements sont difficiles à mesures (les conséquences des conditions climatiques, les influences des concurrents)
• De nombreux PGI ne peuvent pas manipuler les intérêts négatifs, qui vont sans doute devenir une réalité.

Pour conclure, divisez les flux de trésorerie de chaque unité d’exploitation en deux comptes: un compte pour les paiements entrants et l’autre pour les paiements sortants. Le compte des paiements entrants est contrôlé par la trésorerie centrale et les fonds ne peuvent pas être utilisés par les unités. La trésorerie centrale remplit les comptes pour les paiements sortants en respectant les prévisions de trésorerie. A partir de la précision de l’historique des prévisions, la trésorerie centrale détermine comment les prévisions futures répondront aux demandes en financement de paiements sortants. Ces conseils peuvent sembler assez arides, mais les suivre améliorera considérablement la précision de vos prévisions de trésorerie.